Ζώντας σε μια ψηφιακή εποχή όπου η συνεργασία και η παραγωγικότητα είναι τα γνωρίσματα για την καινοτομία, οι συναντήσεις που πραγματοποιείτε χρειάζονται απαραίτητα μια αναβάθμιση. Ένα γεμάτο πρόγραμμα μπορεί να απορροφήσει όλο το χρόνο από τη μέρα σας με συναντήσεις που συχνά κατηγορούνται και για χάσιμο χρόνου.
Τα πρώτα λεπτά μιας σύσκεψης συνήθως περιλαμβάνουν την αντιμετώπιση τεχνικών ζητημάτων. Καθώς αυτή εξελίσσεται κάποιος μπορεί να αργοπορήσει και παρά τη συγνώμη η ημερήσια διάταξη επαναφέρεται στην αρχή. Ακολούθως, οι ισχυρότερες προσωπικότητες με τις πιο δυνατές φωνές στην αίθουσα συνεδρίασης θα ανταγωνίζονται για το ποιός πάρει το λόγο.
Με μια γρήγορη ματιά στο δωμάτιο, μπορεί κάποιος να αποκαλύψει τους συναδέλφους που ελέγχουν τα μηνύματα στο τηλέφωνό τους ή να απαντούν σε email. Ωστόσο ο χώρος εργασίας αλλάζει και οι μέρες όσων βρίσκονται το γραφείο εξαφανίζονται χωρίς να γίνεται αντιληπτός ο χαμένος χρόνος.
Η αναζήτησή μας όμως για μεγαλύτερη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα απαιτεί να μπορούμε να παρακολουθήσουμε μια συνάντηση από οπoυδήποτε και από οποιαδήποτε συσκευή. Όλοι έχουμε βιώσει τα προβλήματα των κακών συναντήσεων από πρώτο χέρι. Εδώ έχουμε μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να επαναπροσδιορίσετε τις συναντήσεις σας.
Συνεργασία βίντεο επόμενης γενιάς
Ένας συνδυασμός περίπλοκης τεχνολογίας και κακής συνδεσιμότητας ήταν οι κύριοι λόγοι για τους οποίους οι συναντήσεις βασισμένες σε βίντεο απέκτησαν φτωχή φήμη. Τα πράγματα ωστόσο αλλάζουν καθώς οι ταχύτητες αυξάνονται και η συνδεσιμότητα βελτιώθηκαν. Πως πρέπει να είναι όμως η τηλεδιάσκεψη σε μια ψηφιακή εποχή;
Συνθέστε τα κέρδη σας από τις συναντήσεις
Υπάρχει πραγματική επιθυμία για εξυπνότερες συναντήσεις και επικοινωνία. Μιλώντας σε πελάτες που έχουν υιοθετήσει εργασιακή κουλτούρα “video first” η συνεργασία μέσω βίντεο έχει μειώσει τις συναντήσεις διάρκειας μιας ώρας σε μόλις 40 λεπτά. Η σύγχρονη τηλεδιάσκεψη πρέπει να είναι διαισθητική η οποία όχι μόνο βελτιστοποιεί την παραγωγικότητά μας αλλά και προσαρμόζεται επίσης στο περιβάλλον μας. Σε ένα πολύ πιο περιεκτικό περιβάλλον, όλοι θα πρέπει να μπορούν να κάνουν τη φωνή τους να ακουστεί. Ακόμα και όταν επικοινωνείτε με συναδέλφους στην άλλη μεριά του κόσμου.
“Video collaboration has reduced hour-long meetings to only 40 minutes”
Ορισμένα συστήματα προσφέρουν τώρα πανοραμική προβολή 180° 4K, επιτρέποντας στους συμμετέχοντες να δουν ολόκληρη την αίθουσα συσκέψεων ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Σίγουρα, η προηγμένη τεχνολογία ζωντανεύει αυτές τις εμπειρίες, όμως ακριβώς είναι η ικανότητα της άψογης επικοινωνίας καθώς και η παρατήρηση της γλώσσσας του σώματος και που θέτει μια νέα γραμμή στις συναντήσεις σας.
Με υπαλλήλους διασκορπισμένους σε διάφορες τοποθεσίες, τα video-walls χρησιμοποιούνται ήδη για τη σύνδεση κέντρων λειτουργίας επιχειρήσεων σε διάφορα μέρη και με τα μέλη των ομάδων διασκορπισμένα ακόμα σε όλο τον κόσμο. Με τόσους πολλούς ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι ή στο δρόμο αρχίζουμε να βλέπουμε την εμφάνιση εικονικών στιγμών και τη δημιουργία μιας κουλτούρας στο χώρο εργασίας με τη χρήση της κάμερας. Η αντίσταση σε αυτές τις αλλαγές θα μπορούσε να δημιουργήσει όγκους σιλό πληροφοριών που τελικά να εμποδίζει την παραγωγικότητα ολόκληρης της ομάδας με την οποία συνεργάζεστε.
Collaboration Spaces
Καθώς ο χώρος εργασίας συνεχίζει να εξελίσσεται, υπάρχει το επιχείρημα ότι η έννοια των αιθουσών συσκέψεων αποτελεί σήμερα μια ξεπερασμένη έννοια. Καθισμένος γύρω από ένα τεράστιο τραπέζι σε μια αίθουσα συσκέψεων παρακολουθώντας μια παρουσίαση PowerPoint πριν ρωτηθείς, “Οποιεσδήποτε ερωτήσεις;” αυτό το αισθάνεσαι πλέον σαν μια αναδρομή από το αναλογικό μας παρελθόν.
Καθώς οι προσδοκίες των εργαζομένων συνεχίζουν να αυξάνονται, η παραδοσιακή αίθουσα συσκέψεων αντικαθίσταται με εικονικούς χώρους συνεργασίας. Μια νέα γκάμα εργαλείων, όπως τα whiteboard capture systems επιτρέπει στους εργαζόμενους να είναι συμμετέχοντες και όχι να είναι απλά παρόντες σε μια σύσκεψη.
“Μια νέα γκάμα εργαλείων, όπως τα whiteboard capture systems, επιτρέπει στους εργαζόμενους να συμμετέχουν και όχι να είναι απλά παρόντες σε μια σύσκεψη”.
Η συνεργατική εργασία – collaborative working, δεν είναι απλώς μια άλλη επιχειρηματική buzzword λέξη. Είναι μια ευκαιρία να βοηθήσουμε το προσωπικό να επικοινωνήσει, να μοιραστεί και να αναπτύξει ιδέες ή ροές εργασίας με πολύ πιο στρατηγικό και αποτελεσματικό τρόπο. Οι άκαμπτες προσεγγίσεις αντικαθίστανται από ευέλικτους τρόπους εργασίας και αυθόρμητες συνεργατικές συναντήσεις.
Προσφέροντας τα σωστά εργαλεία και χώρο για αύξηση της καινοτομίας, φυσικά αυξάνετε την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα που μπορείτε να λύσετε και προβλήματα που παρουσιάζονται. Παράλληλα απαλλάσσεστε από το πρόβλημα ενός γεμάτου ημερολογίου από περιττές συναντήσεις.
Λίστες ελέγχου για αποτελεσματικές συναντήσεις
Δυστυχώς, η τεχνολογία δεν μπορεί ακόμα να ορίσει την ημερήσια διάταξη, τους στόχους ή την προεδρία μιας σύσκεψης πιο αποτελεσματικά ακόμη. Πολλές ωστόσο από τις απογοητεύσεις μας με αναποτελεσματικές συναντήσεις προκαλούνται από ανθρώπινο λάθος. Είτε όμως αν έχετε λάθος άτομα στο δωμάτιο είτε σπαταλάτε χρόνο με ασήμαντα ζητήματα, κάτι πρέπει να αλλάξει και στην εταιρική σας κουλτούρα.
Κάθε συμμετέχοντας στη συνάντηση πρέπει να γνωρίζει τους σκοπούς, τους στόχους και το τι μπορεί να προσφέρει πριν ακόμα μπει σε μια αίθουσα συσκέψεων. Είναι ακριβώς αυτή η σαφήνεια του σκοπού που επιτρέπει στους συναδέλφους να μιλούν για προβλήματα, προκλήσεις και ευκαιρίες αντί να μιλούν απλά μεταξύ τους.
“Είναι ακριβώς αυτή η σαφήνεια του σκοπού που επιτρέπει στους συναδέλφους να μιλούν για προβλήματα, προκλήσεις και ευκαιρίες αντί να μιλούν απλά μεταξύ τους”.
Δημιουργία μιας νέας αφήγησης για συναντήσεις
Νωρίτερα φέτος, η πλατφόρμα προγραμματισμού Doodle κυκλοφόρησε μια έκθεση που αποκάλυψε το πραγματικό κόστος των άσκοπων συναντήσεων. Η έρευνα έδειξε ότι οι συναντήσεις κοστίζουν στις εταιρείες παγκόσμια 541 δισεκατομμύρια δολάρια και ευθύνονται για την απώλεια παραγωγικότητας 24 δισεκατομμυρίων ωρών. Ωστόσο, με τόση τεχνολογία και εργαλεία στα χέρια μας, δεν υπάρχει καμία δικαιολογία για αναποτελεσματικές ή κακώς οργανωμένες συναντήσεις.
Οι συναντήσεις κοστίζουν στις εταιρείες παγκόσμια 541 δισεκατομμύρια δολάρια και ευθύνονται για την απώλεια παραγωγικότητας 24 δισεκατομμυρίων ωρών.
Μια από τις πιο επικίνδυνες φράσεις στην επιχείρηση είναι, “Το κάναμε πάντα έτσι.” Στη συνέχεια ακολουθείται από “Έτσι ήταν πάντα”. Λίγα πράγματα μπορούν να καταπνίξουν την καινοτομία από ένα περιβάλλον που αποθαρρύνει νέους τρόπους βελτίωσης της παραγωγικότητας σε έναν οργανισμό.
Ο καθένας έχει τις δικές του ιστορίες για αναποτελεσματικές συναντήσεις αλλά υπάρχει η ευκαιρία να τις καταργήσουμε μια για πάντα. Θα είστε όμως μέρος μιας νέας αφήγησης όπου θα είστε σε θέση να γιορτάζετε για τις συναντήσεις με τα εργαλεία συνεργασίας βίντεο επόμενης γενιάς που θα έχετε στη διάθεσή σας ή μήπως τελικά θα τις φοβάστε;