Η καινοτομία και η παραγωγικότητα είναι βασικά συστατικά για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί βασική οργανωτική προτεραιότητα και που οι περισσότερες εταιρείες σχεδιάζουν να εφαρμόσουν τεχνολογίες συνεργασίας. Επομένως, δεν πρέπει να εκπλήσσει η εκτίμηση σύμφωνα με μια πρόβλεψη της Gartner, ότι οι παγκόσμιες δαπάνες για ενοποιημένες επικοινωνίες (UC) θα φθάσουν το εκτιμώμενο ποσό των 45,7 δισεκατομμυρίων δολαρίων το 2022.
Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι η παγκόσμια τάση και οι δαπάνες για το UC συνεχίζουν να αυξάνονται, τα διευθυντικά στελέχη εταιρειών και ειδικά οι οικονομικοί διευθυντές μιας επιχείρησης μπορεί να χρειαστεί να πειστούν ότι η UC είναι η σωστή τεχνολογία για τη μόχλευση της επιχείρησής τους. Επιπλέον, οι οικονομικοί διευθυντές πρέπει να γνωρίζουν τι πρέπει να αναζητούν κατά την επιλογή ενός πωλητή UC για να εξασφαλίσουν ότι η επιχείρηση μεγιστοποιεί την απόδοση τέτοιας επένδυσης.
Όσον αφορά τέτοια επένδυση τεχνολογίας για το UC, οι διευθυντές και οι ομάδες τεχνολογιών πληροφορικής εταιρειών θα πρέπει να είναι καλά εξοικειωμένοι με τα ακόλουθα επιχειρήματα.
Τα επιχειρηματικά οφέλη της ενοποιημένης επικοινωνίας
Μια μελέτη της Nemertes σχετικά με το συνολικό κόστος των εργαλείων ενοποιημένης επικοινωνίας και συνεργασίας, διαπίστωσε ότι περισσότερο από το 46% των εταιρειών αυξάνουν τον προϋπολογισμό τους για τις δαπάνες του UC. Υπάρχουν σοβαροί λόγοι για αυτή την εξέλιξη δεδομένου ότι η UC προσφέρει σημαντικά οφέλη στον οργανισμό:
Μειωμένο κόστος: Μια λύση ενοποιημένης επικοινωνίας απαιτεί χαμηλότερο κόστος εκ των προτέρων απόκτησης. Πολλοί υπάλληλοι εγκαταλείπουν το τηλεφωνικό κέντρο τους υπέρ της χρήσης του smartphone τους όπου οι κλήσεις τους διακινούνται έτσι μέσω του Διαδικτύου. Ως αποτέλεσμα, οι κεφαλαιουχικές δαπάνες (capital expenditures – capex) όπως το υλικό (hardware), η αποκατάσταση καταστροφών και η συντήρηση υποδομών μειώνονται δραστικά, ενώ οι συνολικές λειτουργικές δαπάνες (operating expenditures – opex) γίνονται πιο ελεγχόμενες.
Επιπλέον εξοικονόμηση προέρχεται μέσω μειωμένων ταξιδιωτικών εξόδων, καθώς οι εργαζόμενοι αποκτούν πρόσβαση σε μια πλήρη σειρά εργαλείων επικοινωνίας και συνεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της τηλεδιάσκεψης και της κοινής χρήσης της οθόνης. Το UC μειώνει επίσης τα εξοδα λόγω απουσίας από το περιβάλλον εργασίας των εργαζομένων, επειδή έχουν πλέον πρόσβαση σε πιο προηγμένα εργαλεία που τους επιτρέπουν να κάνουν τις δουλειές τους από οπουδήποτε. Επίσης, οι CFO που θέλουν να εξοικονομήσουν ακόμη περισσότερα χρήματα θα πρέπει να επιλέξουν αποκλειστικά έναν πωλητή UC. Εάν το κάνουν, τα λειτουργικά τους έξοδα θα είναι κατά 25 έως 41% χαμηλότερα από ότι εάν χρησιμοποιούσαν πολλαπλούς παρόχους.
Μειώστε τις απώλειες: Τα κρίσιμα γεγονότα, όπως οι φυσικές καταστροφές, οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή οι διακοπές λειτουργίας του συστήματος, θέτουν τα έσοδα μιας επιχείρησης σε κίνδυνο. Ωστόσο με τεχνολογία UC, το κόστος που σχετίζεται με τέτοια γεγονότα ελαχιστοποιείται. Οι διαχειριστές έτσι ενός συστήματος χρησιμοποιούν μαζική ειδοποίηση για να παρέχουν ζωτικές πληροφορίες σε διάφορα κανάλια ή συσκευές έτσι ώστε οι υπάλληλοι να απομακρυνθούν από την εστία επικινδυνότητας το συντομότερο δυνατό. Επιπλέον, είναι σε θέση να αποστέλλουν ομάδες αντιμετώπισης περιστατικών γρήγορα και αποτελεσματικά, μειώνοντας έτσι τις πιθανές απώλειες και περιορίζοντας τις ζημίες.
Αυξήστε την παραγωγικότητα: Η πρόσβαση σε προηγμένα εργαλεία συνεργασίας διευκολύνει τους εργαζομένους να συνεργαστούν. Οι εργαζόμενοι σε απομακρυσμένο περιβάλλον, καθώς και όσοι περνούν πολύ χρόνο στο δρόμο, έχουν πλήρη πρόσβαση σε εργαλεία UC από την κινητή συσκευή τους. Επίσης, τα πιο πρόσφατα δεδομένα πελατών είναι πάντα διαθέσιμα και οι κλήσεις με πελάτες και οι προοπτικές νέων συμφωνιών δεν αποσύρονται ποτέ από ένα αξιόπιστο και ασφαλές δίκτυο. Στην πραγματικότητα, μελέτες έχουν δείξει αύξηση της παραγωγικότητας έως και 50 τοις εκατό από την εφαρμογή UC.
Συνεργαστείτε πιο αποτελεσματικά: Οι διασκέψεις μέσω διαδικτύου και βίντεο ανοίγουν τις πόρτες για άμεση συνεργασία ανεξάρτητα από την τοποθεσία, τη συσκευή ή το δίκτυο. Για παράδειγμα, οι ομάδες εξυπηρέτησης μιας επιχείρησης μπορούν να δημιουργούν και να μοιράζονται άμεσα βίντεο ή να ζουν σε ροή με τεχνικούς πεδίου για να παρέχουν βοήθεια σε πραγματικό χρόνο. Το τελικό αποτέλεσμα; Επιλύουν ζητήματα πελατών κατά την πρώτη τους κλήση αυξάνοντας έτσι την ικανοποίηση και τον έλεγχο του πελατολογίου τους.
Επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού: Οι ενοποιημένες επικοινωνίες αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα του ευρύτερου ψηφιακού μετασχηματισμού που πραγματοποιείται σε όλες τις επιχειρήσεις. Η ενσωμάτωση των εφαρμογών επικοινωνίας και συνεργασίας με άλλες επιχειρηματικές τεχνολογίες επιτρέπει στις εταιρείες να παρέχουν βελτιωμένες υπηρεσίες τόσο στους υπαλλήλους όσο και στους πελάτες τους.
Πώς να επιλέξετε τον σωστό πάροχο UC για την επιχείρησή σας
Οι οικονομικοί διευθυντές πρέπει να γνωρίζουν ότι η αποκόμιση πλεονεκτημάτων από μια τέτοια επιλογή εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την επιλογή της σωστής λύσης ενοποιημένων επικοινωνιών από έναν πάροχο με αποδεδειγμένη επιτυχία.
Τα ζητήματα που πρέπει να εξεταστούν περιλαμβάνουν τα εξής:
Προστασία των επιχειρήσεων: Τι είδους συμφωνία παροχής υπηρεσιών(Service Level Agreement – SLA) προσφέρει ο πάροχος υπηρεσιών; Ένας αξιόπιστος πωλητής χρησιμοποιεί τις δικές του υπηρεσίες καθώς και συνεργατών του καλύπτοντας το χρόνο λειτουργίας, τη λειτουργικότητα επικοινωνιών της επιχείρησης, τα χρονοδιαγράμματα αποκατάστασης καταστροφών, την υποστήριξη για αιχμές ζήτησης και τον μέσο χρόνο για την επίλυση των ζητημάτων.
Τα υπάρχοντα συστήματα και πλαίσια: Η μετάβαση στις ενοποιημένες επικοινωνίες δεν απαιτεί απαραίτητα από την επιχείρησή σας να αποβάλει όλες τις υπάρχουσες υποδομές της. Η σωστή λύση αξιοποιεί τις τρέχουσες πλατφόρμες και τα πλαίσια πληροφορικής και ενσωματώνει εφαρμογές CRM και virtualization.
Αξιοπιστία: Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το γεγονός ότι το σύστημα ‘έπεσε΄ ή ‘ρίχνει’ τις κλήσεις. Βεβαιωθείτε ότι ο παροχέας σας αποδεικνύει μέσω πραγματικών παραδειγμάτων ότι η λύση επικοινωνίας του έχει αποδεδειγμένο ιστορικό όσον αφορά την αξιοπιστία και την ποιότητα.
Είναι επίσης σημαντικό να αναζητήσετε έναν παροχέα που προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση UC, ώστε να μπορείτε να αποφύγετε να εργάζεστε με πολλούς προμηθευτές. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα περιλαμβάνει:
Dual mode wireless
iOS & Android support
Υποστήριξη άλλων πλατφόρμων κινητής τηλεφωνίας
Νέας γενιάς app integration
Outbound τηλεφωνικό κέντρο
IP fax
VPN initiation
Fixed mobile wireless
Οι επιχειρήσεις στρέφονται προς ενοποιημένες επικοινωνίες για ένα ισχυρό σύστημα που αυξάνει την παραγωγικότητα και τη συνεργασία μειώνοντας παράλληλα το κόστος. Οι CFO που συνεργάζονται στενά με τη διοίκηση της πληροφορικής της εταιρείας τους χρειάζεται να εξετάσουν προσεκτικά τους παρόχους UC και να κάνουν μια μελετημένη επιλογή κερδίζοντας τα μεγαλύτερα οφέλη από την επένδυση τους.
Οι οργανισμοί που δεν κάνουν τη μετάβαση στην ενοποιημένη επικοινωνία θα μείνουν αναπόφευκτα πίσω από τον ανταγωνισμό. Το UC είναι μια επένδυση που προσφέρει άμεση επιστροφή σε πραγματικούς οικονομικούς αριθμούς κρατώντας την επιχείρηση σας μπροστα στην καμπύλη του ανταγωνισμού – ένα αποτέλεσμα που κάθε CFO θα στηρίξει.